Планируем отпуска и отгулы не выходя из Jira

В любой компании рабочий коллектив — это система, можно даже сказать, единый организм. Поэтому если кого-то из сотрудников нет на рабочем месте, особенно длительное время, последствия есть всегда. Но их можно минимизировать, и даже оптимизировать, если вовремя взять ситуацию под контроль и хорошо составить график отпусков. Ключевое слово – хорошо.

Распространенный вариант составления графиков отпусков — Google sheets или Excel. Справиться можно, и некоторые компании пользуются подобными методами, но визуально это не всегда чётко и понятно. Никто не застрахован от ошибок, и иногда, к сожалению, по разным причинам возникают казусы с наложением дат у взаимозаменяемых сотрудников. Также необходимо использовать дополнительные программы и переключаться, например, между Jira и Excel, чтобы сопоставить даты важных проектов и отпусков участников этих проектов. А также придумать, как уведомлять сотрудников о каких-либо изменениях в графиках.

Если вы привыкли использовать Jira для большинства рабочих процессов, то и планирование отпусков можно перенести в этот сервис. Вам не придётся переключаться между несколькими программами, что благотворно скажется на эргономичности за счёт отсутствия лишних манипуляций. Также в Jira доступна автоматическая рассылка об уходе и выходе из отпуска для всех заинтересованных сотрудников. 

О том, как выглядит процесс ухода сотрудника в отпуск в Jira, начиная с создания запроса, и заканчивая возвращением на работу, можете узнать из нашего подробного воркфлоу.

Визуализируйте график отсутствия сотрудников с помощью Calendar for Jira

Чтобы работать стало ещё удобнее, можно информацию о том, что каких-то сотрудников нет на рабочих местах, наглядно представить в календаре с помощью приложения Calendar for Jira.

В каких ситуациях это полезно? 

Например, в компании есть правило, что графики отсутствия сотрудников с одинаковыми ролями не должны пересекаться, так как в команде много взаимозависимых членов.

Тогда сотрудник, который планирует свой отпуск, сверяется с календарем в режиме месячного таймлайна, чтобы узнать даты отпуска его коллеги, с которым не должно быть пересечений. И либо выбирает подходящее для себя свободное время и сразу отмечает его в календаре, либо договаривается с коллегой.

Преимущества Calendar for Jira для команд и отдела кадров

В чем особенность именно Calendar for Jira, и почему приложение отлично подойдёт как для оптимизации работы отдела кадров для всей компании, так и внутри проектных команд?

В первую очередь – широкий простор для кастомизации.

Любой период времени, отмечаемый в календаре, создаётся в виде задачи. Типы этих задач уже создаются на ваше усмотрение. Обычно компании используют отпуска, больничные и отгулы. Но мы от себя можем добавить ещё пару идей.

• Тренинги

Во-первых, сотрудникам удобно самим записываться на тренинги, а во-вторых, никто внезапно не будет отправлен на тренинг в самый ответственный момент для проекта. И отделу кадров удобно вести учёт количества участников тренинга.

• Командировки

Чтобы не искать сотрудника на рабочем месте, когда он в другом городе.

• Карантин

Актуально в наше время. Сотрудник может быть абсолютно здоров и в полную силу работает из дома, но физические контакты невозможны.

Второй не менее важный момент – наглядная и понятная визуализация.

Для всех типов задач можно задать свой цветовой шифр. Например, красный для важных и срочных проектов, зелёный для отпусков и выходных, фиолетовый для командировок.

Тогда при просмотре таймлайнов можно будет даже не вчитываться в названия задач – всё станет понятно исходя из цвета.

Можно пойти ещё дальше и разделить вашу команду на структурные подразделения, которые будут выделены как группы, и задать им разный цвет с помощью JQL. Тогда не окажется, что пришло время разработки новой фичи, а все ваши ключевые сотрудники начали уходить в отпуск.

При планировании даты проекта в календаре можно будет заранее посмотреть различные пересечения, например, с важным тренингом или отпусками сотрудников. Если есть пересечение, то запланировать проект в другие даты. 

Удобство использования календаря для пользователей.

Для того, чтобы сотрудник смог внести необходимую информацию, он просто создаёт задачу прямо в календаре.

Далее выбирает тип задачи, например отпуск, и период времени, когда он будет проходить.

Отдел кадров выполняет аналогичный порядок действий, если нужно отметить тренинг или командировку сотрудника. Единственное уточнение – в поле *Сотрудник необходимо указать нужного пользователя.

Дополнительным преимуществом является то, что всё происходит внутри Jira, и не нужно думать, как оповестить сотрудников о графиках тренингов или отпусков. Вы можете настроить плагин так, чтобы вся информация была доступна пользователям в любое время.

Если у вас появились вопросы после прочтения статьи по поводу использования плагина или его настроек — пишите нам, будем рады проконсультировать.